Jak na schůzky, aby lidem pomáhaly a firmě přinášely výsledky?

Na pondělí 10:00 v kalendáři visí celotýmová schůzka. Lídr týmu potřebuje vyřešit, jak přistoupit k novému projektu. Od schůzky očekává, že každý z týmu něčím přispěje. Všechno na první pohled dává smysl.

Až na to, že každý si pod cílem schůzky “vyřešit, jak přistoupíme k projektu” a průběhu “každý něčím přispěje”, představuje něco jiného. Takže jaká je realita? Schůzka 14 lidí skončí o dvacet minut později. Chybí jakýkoli záznam z toho, co se dohodlo, protože u toho přece všichni byli a vše důležité slyšeli na vlastní uši. Při navazující schůzce o týden později se ukáže, že nikomu není úplně jasné, jaká je jeho role v projektu a co se od něj očekává. Projekt ještě nezačal a už má týden zpoždění. To se možná nějak dožene. Ale blbá nálada a nedůvěra ve spolehlivé vedení projektu se bude opravovat jen těžko.

Průměrný zaměstnanec pracující v kanceláři tráví Ø 35 % času na schůzkách. 51 % zúčastněných je přitom vnímá jako ztrátu času. To může být až 7 ztracených hodin týdně.

Co s tím? Krok číslo jedna je naprosto elementární. Položte si otázku: Jak vám schůzky brání v práci? Diskutujte mezi sebou. Na co přijdete? Každý člověk vidí problém trochu jinde. Pro někoho jsou to všechny schůzky, které nefungují a měli by se zrušit. Pro jiného jsou naopak přínosné. Někomu vadí, že se pomalu rozhodujeme, že lidé nepřichází na schůzky připraveni, že není jasný cíl nebo jaká je vlastně vaše úloha v tom všem. Diskutujte dokud nebudou všichni vyslyšeni, ne jen ti, co mluví nejhlasitěji. Výstupem takového cvičení je uvědomění týmu, že spolupráce je komplexní téma. Schůzky nelze opravit jako program nebo stroj jednoduchým elegatním zásahem. Schůzky ale můžeme efektivně řídit, když máme sadu základních pravidel.

Druhý krok může vypadat trochu náročně a zdlouhavě, ale pro dobrý start je klíčový. Dohodněte se na základních pravidlech, kterými se budou řídit všechny schůzky. My každou schůzku rozdělujeme do 5 kroků a každý krok má jasná pravidla, která nás chrání od nesmyslů a frustrací.

  1. Cíl a výstupy
  2. Příprava
  3. Vedení
  4. Shrnutí
  5. Sdílení

Například schůzku, které chybí cíl a výstupy, by měl účastník odmítnout.

Začněte klidně tím, že některé kontroverzní schůzky zrušíte. Počkejte pár týdnů a sledujte, co se stane. Roztočte smyčku učení a využijte každou schůzku pro zpětnou vazbu. Přinesla schůzka, co jsme očekávali? Hýbeme se dopředu nebo stojíme na místě? Co nefunguje, zapište, opravte nebo zabijte. Fungující struktury schůzky zaznamenejte pro sdílení a opětovné použití.

Při nákladech Ø 500 Kč za hodinu organizace vyhodí do kanálu přes 17 mil. Kč ročně za špatné schůzky při stovce takových zaměstnanců.

Tohle už jsou trochu šokující čísla. Jakmile je jasno, jak ke schůzkám přistoupit lépe, následuje krok tři. Sdílejte úspěchy po celé organizaci. Pochlubte se tím, kolik času jste ušetřili, jak se zlepšila nálada ve vašem týmu a sebevědomí při vystupování. Dopady si můžete změřit, ale budete je především všichni cítit.

V Globusu se nám začíná dařit kulturu schůzek zlepšovat. Dostavil se třeba klasický NE efekt — lidi si dali svolení sami od sebe podivně vypadající schůzky rušit. Dělá jim to radost a mají více času na práci. Zbytečná schůzka pro 15 lidí je nejenom drahá, ale taky bere zúčastněným chuť a energii spolupracovat, když nevede k řešení smysluplným výsledkům.

Naším posláním je pomáhat organizacím pochopit chování lidí. Spojujeme design, byznys a marketing.

Naším posláním je pomáhat organizacím pochopit chování lidí. Spojujeme design, byznys a marketing.