Více než 20 let zkušeností a stovky projektů nás v 2FRESH naučily jedno: žádný projekt není stejný. Každý přináší své vlastní výzvy a vyžaduje specifická řešení. Aby tohle fungovalo, musíme opravdu pochopit, jaký typ designera každý projekt potřebuje. A to je přesně důvod, proč hned nesáhneme po „prvním designérovi, který je k dispozici“. Ale využíváme matchmaking — náš unikátní proces, ve kterém párujeme designéry s projekty.
V tomhle článku vám ukážu, jak u nás tenhle proces funguje a proč je klíčový nejen pro úspěch projektů, ale i pro vztah s klienty a spokojenost samotných designerů.
Než se projekt objeví na matchmakingu, musí projít několika kroky v našem obchodním procesu.👇
Screening
Úvodní call s klientem, jehož cílem je zjistit základní informace o projektu, abychom se mohli rozhodnout, jestli dává smysl pokračovat v diskusích. Callu se za 2FRESH účastní člověk ze sales týmu a prochází s klientem základní otázky — od smyslu projektu, přes plánované výstupy, až po očekávané termíny.
Assessment
Na dalším callu s klientem se do procesu zapojují naši Head of design, kteří jdou v diskusi více do hloubky. Jejich cílem je detailně zmapovat projekt tak, abychom měli představu, jak se bude projekt realizovat a jak velký tým na to zajistíme. Někteří klienti jsou příjemně překvapeni, jak moc se zamýšlíme nad detaily a říkají nám: „Na tohle se nás nikdo zatím nezeptal. Ostatní mají jen pár otázek, které kloužou po povrchu a pak už hned dávají nabídku.“
Čím jsme si tuhle fázi vyšperkovali, jen něco čemu říkáme Heatmapa — jde o 9 klíčových otázek, na které si sami odpovídáme ANO / MOŽNÁ / NE.
- Mají silný a jasný smysl proč se projekt dělá?
- Mají jasno v tom, co (od nás) chtějí?
- Mají v 2FRESH důvěru? Věří nám a našim postupům?
- Mají jasný deadline a milníky?
- Můžou si nás dovolit?
- Je jejich představa o spolupráci v souladu s tou naší?
- Umíme to? Máme s tím zkušenosti?
- Naučíme se něco?
- Sedneme si jako lidi?
Vlastně je to taková analýza rizik, která nám pomáhá udělat lepší společné rozhodnutí o tom, jestli dáme klientovi nabídku.
Ukázka heatmapy z reálného projektu 👇
Indikativní nabídka
Jde o rámcový postup realizace projektu. V nabídce vysvětlujeme, jak vypadá náš design proces a co jsou cíle / aktivity / výstupy každé fáze projektu. Současně odhadujeme časovou náročnost jednotlivých fází projektu (Man-days) a definujeme dovednosti, které naši designéři budou potřebovat a na jaké úrovni. Ve většině připadů tuhle nabídku procházíme s klientem na callu s cílem zodpovědět všechny jeho dotazy a rozprášit domněnky, které se mu honí hlavou.
Jakmile máme od klienta schválenou indikativní nabídku, začíná proces matchmakingu, za který jsem u nás v 2FRESH zodpovědný já. 👇
To znamená, že začínám vybírat vhodné designery na projekt. Naprosto klíčovou je roli v této fázi hraje tzv. karta jobu, která obsahuje ty nejdůležitější informace pro matchmaking. Kartu jobu vyplňuje Head of design a následně ji validuje s našim sales týmem. V některých případech dokonce sdílíme kartu jobu i s klientem, abychom předešli možným nedorozuměním.
Stáhněte si kartu jobu.
Jakmile má Head of Design nachystanou a zvalidovanou kartu jobu, projde ji se mnou. Na tomhle callu ale ještě nedochází k výběru designerů na daný projekt. K tomu, abych vybral toho správného designera, potřebuju více času. Moje nominace designérů je totiž ovlivněna mnoha faktory:
- aktuální vytížeností designerů — vím, kdy končí designerům práce na jednotlivých projektech nebo kolik času navíc ještě mají souběžně s jiným projektem
- přehledem nad všemi projekty, které jsou v nabídkové fázi — prioritizuji jednotlivé nabídky (dle rozpočtu, počtu designerů, délky spolupráce…) a vím, které projekty jsou pro nás důležitější a na ty přednostně nominuji designéry.
- pracovními preferencemi designerů — vím, které typy projektů jsou pro designera “zlatým grálem” a které jsou “no-go” (např. sázky)
- skillsetem designerů — znám jejich designerské dovednosti a porovnávám je s dovednostmi, které by měl mít designer dle karty jobu
- kompasem designera — každý designer má svého guida, který mu pomáhá s jeho profesním rozvojem a společně sestavují tzv. kompas — oblasti, ve kterých se chce designer rozvíjet. Pokud vím, že se chce designér rozvíjet v angličtině, snažím se mu vybrat takový projekt, na kterém bude angličtina jeho hlavním komunikačním jazykem.
- a mnoha dalšími vstupy, které je musím vnímat a brát v potaz (dovolené, závěry z kvartálních reviews nebo osobních 1:1 …)
Jakmile mám hotové nominace designerů na projekt, zavolám si s jednotlivými designery a představí jim základní informace o projektu a důvod, proč jsem vybral právě je. Tuhle nominaci pak představím Head of Design s cílem shodnout se na tom, že jde opravdu o ten nejlepší možný “match”, který jsme schopni nabídnout klientovi.
A co následuje potom?
Pitch pro vybrané designery
Interní kick-off call, na kterém Head of Design společně se sales týmem seznámí vybrané designery s projektem. A protože v té době už víme CO, PROČ a JAK se bude na projektu dělat, jde onboarding opravdu do hloubky. Je to taky příležitost diskutovat o tom, s čím bude tým designerů potřebovat pomoci nebo jak můžeme dopředu ošetřit zmapovaná rizika projektu. Jednoduše řečeno: projekt je “předžvýkaný” a designéři od začátku vědí, do čeho jdou.
Pitch pro klienta
Buď se jedná o klasický kick-off call s klientem, který si už leaduje jeden z designerů. Nebo v případě dlouhodobé spolupráce na projektu organizujeme tzv. chemistry call — kdy se designer představuje klientovi. Je to příležitost ukázat svoje referenční projekty, svůj skillset, ale taky ukázat, čemu se designer věnuje ve volném čase. Stejně tak je to příležitost i pro klienta, který sdílí s designerem klíčové informace o týmu nebo o jejich projektových rituálech. Cílem je vzájemně se poznat, pochopit očekávání a posoudit, jestli existuje vzájemná chemie.
Jak dlouho trvá, než budete mít designera na projektu?
Velmi záleží na časové flexibilitě klienta a rozsahu projektu. U jednodušších zadání, jako je třeba web typu one-pager, dokážeme designéra nasadit už za týden. U komplexních projektů, jako je redesign nemocničního systému, to může trvat 1–2 měsíce.
V čem moji kolegové vidí výhody matchmakingu?
Jánko Paranič — UI designer
„Matchmaking proces jsem zažil už třikrát. Díky tomu jsem měl na starosti jen takové projekty, u kterých jsem věděl, že na ně mám skillset, bude mě to bavit a jako designéra mě to dál posune.“
Milan Chvojka — Head of Design
„Obchodníky zajímá, zda vyděláme. Kamil, který plánuje čas designérů, zase chce, aby byli vytížení. Nám v design týmu jde zase o to, aby nás práce bavila a dávala smysl. Pak je tu klient, který očekává dodání včas, v požadované kvalitě a za dohodnuté náklady. Každý sleduje trochu jiné cíle, ale všichni potřebujeme najít společné řešení. Matchmaking nám pomáhá tímto procesem projít, vytvořit lepší dohodu a nakonec dodat lepší výsledek.“
Benedikt Vítek — Sales consultant
„V obchodním procesu je pro mě nejzásadnější vyslechnout klienta — pochopit jeho problém a zjistit, jestli a jak moc mu můžeme pomoct. Matchmaking tohle posouvá na další úroveň. Klienti jsou často hodně překvapeni, na co všechno a jak detailně se ptáme. Klienti tak lépe chápou, jak pracujeme a co můžou očekávat. A co je pro mě klíčové — vím, že díky tomuto procesu vždycky dodáme ten nejlepšá možný výsledek.“
