Schůzky mezi vedením a designéry by měly být nedílnou součástí každé efektivní spolupráce. Nezáleží na tom, jestli od základů předěláváte webové stránky nebo optimalizujete aplikaci — dobře odvedené DEMO ušetří všem čas a peníze, ale hlavně spoustu nervů. Management je totiž v neustálém obraze, co se děje, takže je snazší eliminovat případné chyby a nedorozumění hned v jejich zárodku. Zeptali jsme se našich designérů — Jirky, Martina a Milana, jak se na takové schůzky správně připravit.
Před DEMEM je každý generál
Asi se všichni shodneme, že velkou část pracovní doby strávíme na různých schůzkách. Některé z nich jsou nezbytné, jiné jsou zase příjemným rozptýlením od zaběhlého pracovního stereotypu a pak je tu ten třetí typ — schůzky, které jsou vlastně úplně zbytečné, protože jejich hlavní sdělení by vydalo na průměrně dlouhý e-mail.
Před plánováním schůzky je proto jedním z nejzásadnějších kroků stanovení jejích cílů. Martin Hrtánek ví, že nejdůležitější je „vědět, jaký má být výstup ze schůzky a zbytečně neodbíhat od tématu”. Milan Chvojka si zase vždy odpovídá na otázku „co chceme mít, až schůzka skončí”. Sám říká, že až poté plánuje další aktivity a přípravu, která bude potřeba nejen od klienta, ale i od něj jako od designéra.
„Podle toho pak plánuju konkrétní aktivity setkání a odhaduju čas, který na to budeme potřebovat. V tenhle moment zvažuju, jestli bude potřeba, aby se účastníci před schůzkou připravili. Vše pak posílám společně s pozvánku.”
Zásadní pro hladký průběh schůzky s vedením je i správně zvolené osazenstvo, které se jí účastní. Rozhodně není žádoucí ani pro designéry, ani pro klienta, aby se DEMA účastnili nijak nezainteresovaní kolegové, kteří budou na schůzce doslova ztrácet čas. Neustálé vysvětlování designu nezasvěcenému člověku totiž schůzku nejen značně zpomalí, ale může také proměnit dobře připravenou schůzku v chaotickou změť informací. Zkrátka, jak říká Martin Hrtánek, je důležité „pozvat správné lidi, kteří znají problematiku daného produktu”.
Hodina H = schůzka začíná
Je to tady. Netrpělivě čekáte v zasedačce nebo na callu až se všichni připojí a vy budete moct ukázat plody své práce. Nevíte, jak ale začít? Vyzkoušejte trik Jirky Martínka, který začíná svá DEMA kalibrovacími otázkami, jako třeba „jaký je váš den?”. Ty vám v prvních pár minutách prozradí hodně o průběhu schůzky a naladění všech zúčastněných.
„Díky nim zjistím, jestli nejsou klienti „přeschůzkovaní” z meetingů před naší schůzkou. Nebo zda jsou dobře naladěni a mám jejich plnou pozornost. Podle toho se pak rozhoduji, jak ke schůzce budu přistupovat.”
Následovat by měl update o tom, proč se schůzka odehrává, jak bude probíhat a které cíle z minulé schůzky se podařilo splnit nebo posunout zase o kousek dál. Klient si tak snadno rozvzpomene na minulou schůzku a nebude se cítit ztracený v informacích. DEMO by pak mělo být vedeno systematicky, ideálně podle předem připravené agendy. Díky agendě vědí všichni účastníci, o čem se budete bavit, a jsou tak schopni lépe načasovat své připomínky a dotazy ke konkrétním tématům. Důležitá je i dokumentace poznámek a očekávání v průběhu schůzky. Kvalitně odvedený zápis slouží jako kontrola pro všechny strany, že se dodržují stanovené termíny a daří se plnit domluvené cíle.
Důležitým aspektem, který pomáhá udržet pozornost účastníků, je i relevantnost informací. Koneckonců s experty na danou problematiku se budete bavit o něco odborněji než s celým oddělením. Podobně významnou roli hraje i plynulost samotné prezentace. S tím se vypořádává Jiří Martínek následovně:
„Trváme na dotazech až po jednotlivých bodech prezentace. Často se nám stává, že pokud vzniká debata v průběhu prezentování, ztratí se nit a ve výsledku to uškodí pocitu ucelenosti výstupů, který jste chtěli držet.”
Téměř na konci, když máte za sebou představení nového designu spolu s diskuzí plnou nápadů a připomínek, je čas na stanovení next steps. Nové cíle by měly být vždy konkrétní a s jasně stanoveným termínem dokončení a delegované na člena týmu.
DEMO zakončujeme zpětnou vazbou. Díky včasnému feedbacku ze strany vedení je snazší odchytit, co se jim honí hlavou a odstranit včas případné tenze. Navíc lze schůzky optimalizovat tak, aby byly efektivnější, přínosnější a vedení i designéři z nich vytěžili maximum za co nejmenší časový úsek.
Zazvonil zvonec a schůzky je konec?
Mohlo by se zdát, že schůzka pro designéra i klienta končí ve chvíli, kdy se odpojí z Google Meetu nebo se vrátí zpět ke svému počítači. Vůbec ne! Po každém DEMU je potřeba poslat klientovi zápis, který obsahuje ty nejdůležitější body probírané na schůzce a jejich časové vymezení. Milan Chvojka navíc svým klientům připomene další kroky a požádá je, aby ho doplnili v případě, že něco chybí nebo přebývá. Právě zápis pomáhá klientům nejen s orientací v aktuálně ukončené schůzce, ale také může sloužit jako oživení paměti před další schůzkou.
Klienti si vždy zamilují DEMA, protože…
… designéři přijdou na schůzku velmi dobře připraveni, takže pro klienta se z nudné schůzky stává pestré a poutavé „představení”. Jak upřesňuje Jiří Martínek:
„Designéři v 2FRESH odvedou celou schůzku od A do Z a z klientů se tak stává publikum naší show. Veškeré designové změny a posuny vpřed představujeme s podrobným vysvětlením a komentářem. Na závěr pak probíhá diskuze, do které se snažíme zapojit opravdu všechny, aby nikdo neměl pocit, že jeho názor zůstal nevyslyšen.”
Z DEMA odchází vedení i designéři s pocitem, že jejich společný projekt je na nejlepší cestě k dokončení. Schůzky nemusí být jen zbytečná ztráta času. Podporují efektivitu, vzájemnou soudržnost mezi designérem a vedením a díky včasným vstupům od vedení optimalizují design ze strany byznysu.
